Polityka prywatności

Zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie Roadence, zgodnie z rozporządzeniem RODO (UE) 2016/679 oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

Obowiązuje od: 12 lipca 2026 r.

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Gracjan Szymczak prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą PXL MEDIA Gracjan Szymczak, ul. Turoszowska 9/15, 91-025 Łódź, NIP 9472018058, REGON 542668215, wpisany do CEIDG, działający pod marką Roadence (dalej „Administrator").
Kontakt w sprawach ochrony danych: e-mail kontakt@roadence.com. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych (IOD) - obowiązek nie zachodzi.

Dane osobowe - informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO).
Przetwarzanie - każda operacja na danych (zbieranie, przechowywanie, udostępnianie, usuwanie itd.).
Podmiot przetwarzający - podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).

Realizacja zamówienia i umowy (e-mail, imię i nazwisko, numer rejestracyjny pojazdu, dane trasy i terminu, zakres zamówienia). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: przez czas realizacji, a następnie do przedawnienia roszczeń.
Obowiązki prawne (rozliczenia podatkowe, księgowość, reklamacje). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Okres: przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego).
Obsługa zapytań, dochodzenie i obrona roszczeń, bezpieczeństwo i rozwój Serwisu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes). Okres: do czasu skutecznego sprzeciwu lub ustania celu.
Marketing i przypomnienia (o wygaśnięciu winiety/ ubezpieczenia, oferty). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), model double opt-in. Okres: do wycofania zgody.
Statystyka i analityka (za zgodą cookies). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Okres: do wycofania zgody lub wygaśnięcia cookies.
Asystent AI i planowanie trasy (treść zapytań oraz dane trasy przekazywane do dostawcy modelu językowego w celu doboru opłat i przygotowania rekomendacji; zakres danych osobowych przekazywanych do asystenta jest ograniczany do niezbędnego minimum). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: przez czas obsługi zapytania.
Numer rejestracyjny pojazdu stanowi daną osobową w zakresie, w jakim umożliwia zidentyfikowanie osoby fizycznej.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy; ich niepodanie uniemożliwia realizację zamówienia. Podanie danych do celów marketingowych jest w pełni dobrowolne.

Dane powierzane są podmiotom niezbędnym do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), w kategoriach:
1. operatorzy płatności - mBank S.A. (Paynow) oraz, dla płatności kartą klientów zagranicznych, Stripe Payments Europe, Ltd.;
2. infrastruktura, hosting i baza danych - Vercel Inc., Supabase, dostawca serwera (Hostinger);
3. wysyłka wiadomości e-mail - Resend;
4. dostawca asystenta AI - OpenRouter (pośrednik dostępu do modeli językowych);
5. dostawcy realizujący zamówienie - m.in. tolltickets (winiety i opłaty drogowe), Direct Ferries (promy), Airalo (eSIM), Booking.com (noclegi) oraz zakłady ubezpieczeń i ich uprawnieni pośrednicy;
6. narzędzia analityczne i marketingowe - wyłącznie za zgodą (cookies).
Dane mogą być udostępniane organom publicznym, gdy wynika to z przepisów prawa.
Lista podmiotów przetwarzających i odbiorców danych może ulegać zmianie wraz z rozwojem Serwisu i doborem partnerów realizujących poszczególne Produkty; aktualny wykaz można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

W razie korzystania z dostawców spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego przekazanie danych odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń: standardowych klauzul umownych (SCC) lub decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework). Dotyczy to w szczególności dostawców infrastruktury, poczty i asystenta AI (m.in. Vercel, Resend, OpenRouter), którzy mogą przetwarzać dane na serwerach w Stanach Zjednoczonych. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

Przysługuje prawo: dostępu do danych (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f (art. 21) oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).
Prawa realizuje się kontaktując się z Administratorem (kontakt@roadence.com). Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca.
Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Dobór opłat do trasy odbywa się automatycznie, lecz nie wywołuje wobec Klienta skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobnie istotny sposób w rozumieniu art. 22 RODO - ostateczną decyzję o zakupie i płatności podejmuje Klient. Administrator nie stosuje profilowania w celu automatycznego podejmowania decyzji.

Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą (formularze w Serwisie), oraz - w zakresie realizacji - od dostawców realizujących zamówienie.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych odpowiednie do ryzyka (m.in. szyfrowanie transmisji, kontrola dostępu, kopie zapasowe).

Zasady wykorzystania plików cookies opisuje Polityka cookies; zgody zarządzasz w banerze cookies.

Administrator może aktualizować Politykę; aktualna wersja wraz z datą obowiązywania publikowana jest w Serwisie.